Quy trình xuất nhập kho: hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp mới

Với doanh nghiệp mới, một quy trình xuất nhập kho thiếu chuẩn có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng. Từ thất thoát hàng hóa, sai lệch tồn kho, đến lãng phí nguồn lực. Thay vì tập trung phát triển, bạn lại phải loay hoay giải quyết những sai sót không đáng có. Bài viết này, ASAMA sẽ chia sẻ hướng dẫn quy trình chi tiết xuất nhập kho cho bạn!

Tầm quan trọng của quy trình xuất nhập kho chuẩn

Quy trình xuất nhập kho được thiết lập chặt chẽ không chỉ là thủ tục hành chính. Đây còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

• Tăng hiệu suất vận hành: Việc chuẩn hóa từng bước giúp nhân viên dễ dàng làm việc. Nhờ đó giảm thiểu các thao tác thủ công và tối ưu hóa thời gian thực hiện. Khi mọi người nắm rõ vai trò và nhiệm vụ, hiệu suất công việc được cải thiện đáng kể.
• Kiểm soát hàng tồn kho chính xác: Quy trình chuẩn hóa giúp số liệu tồn kho được cập nhật liên tục và chính xác. Doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hoặc thừa hàng. Từ đó đưa ra quyết định mua hàng hoặc sản xuất kịp thời.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi hàng hóa được kiểm soát tốt, việc giao hàng đúng, đủ, và nhanh chóng trở nên dễ dàng. Điều này trực tiếp xây dựng uy tín và sự tin tưởng của khách hàng đối với thương hiệu.
• Giảm thiểu chi phí và rủi ro: Kiểm tra hàng hóa cẩn thận và sắp xếp khoa học giúp tránh thất thoát, hư hỏng và lãng phí nguồn lực.

Quy trình xuất khi và nhập kho chuẩn cho doanh nghiệp

Quy trình nhập kho chuẩn (inbound)

Quy trình nhập kho hiệu quả sẽ là bước đầu tiên đảm bảo chất lượng hàng hóa được kiểm soát từ đầu. Nhờ đó hạn chế rủi ro cho toàn bộ hệ thống kho vận.

Bước 1: Tiếp nhận hàng hóa

Đây là bước tiếp xúc đầu tiên với hàng hóa từ nhà cung cấp.

• Kiểm tra chứng từ: Ngay khi nhận hàng, nhân viên kho cần đối chiếu thông tin trên chứng từ (đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu giao hàng) với hàng hóa thực tế. Đảm bảo tên hàng, số lượng và thông tin nhà cung cấp khớp với nhau.
• Đánh dấu và phân loại: Tùy theo loại hình hàng hóa để thực hiện phân loại sơ bộ. Đồng thời chuẩn bị không gian phù hợp để chứa.

Bước 2: Kiểm tra chất lượng và số lượng

Sau khi đã tiếp nhận, nhân viên kho cần tiến hành kiểm tra chi tiết.

• Đếm số lượng: Đếm chính xác số lượng hàng hóa nhập về, đối chiếu với phiếu nhập kho hoặc đơn đặt hàng.
• Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra sản phẩm có bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hay không. Bất kỳ lỗi nào phát hiện cần được ghi nhận vào biên bản và báo cáo ngay. Đây là bước quan trọng trong quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập kho.

Kiểm tra số lượng và chất lượng với quy trình xuất nhập kho

Bước 3: Nhập liệu và dán nhãn

Sau khi kiểm tra, thông tin hàng hóa sẽ được cập nhật vào hệ thống.

• Nhập liệu vào hệ thống: Thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, nhà cung cấp, ngày nhập kho, sẽ được nhập vào phần mềm quản lý kho hoặc file excel.
• Dán nhãn định vị: Dán nhãn SKU, mã vạch, hoặc mã QR lên từng sản phẩm hoặc thùng hàng. Việc dán nhãn sản phẩm và quản lý mã vạch giúp tìm kiếm và truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng.

Bước 4: Sắp xếp và lưu trữ

Sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ tối ưu hóa không gian và tiết kiệm thời gian lấy hàng.

• Lưu trữ theo SKU: Sắp xếp hàng hóa theo SKU (đơn vị lưu kho) hoặc nhóm sản phẩm tương tự.
• Lưu trữ theo FIFO/FEFO: Áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) hoặc hết hạn trước – xuất trước (FEFO). Đảm bảo hàng tồn kho được luân chuyển hiệu quả, tránh hư hỏng. Sắp xếp hàng trong kho đúng chuẩn sẽ giảm thiểu rủi ro và tăng năng suất.

Sắp xếp và lưu trữ hàng hoá khoa học nhất

Quy trình xuất kho hiệu quả (outbound)

Quy trình xuất kho được thiết kế tốt giúp đơn hàng đến tay khách hàng trọn vẹn hơn. Đảm bảo đúng hẹn, đủ số lượng và đúng chất lượng.

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

• Nhận đơn: Bộ phận kinh doanh hoặc bán hàng chuyển đơn hàng sang bộ phận kho.
• Xử lý đơn: Nhân viên kho tiếp nhận, kiểm tra lại thông tin và xác nhận khả năng đáp ứng đơn hàng. Mọi sai sót cần được giải quyết ngay ở bước này.

Bước 2: Lấy hàng (picking)

Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình xuất kho.

• Áp dụng phương pháp lấy hàng: Tùy quy mô, bạn có thể áp dụng các phương pháp hiệu quả. Ví dụ như lấy hàng theo từng đơn (discrete picking), lấy hàng theo lô (batch picking), hay lấy hàng theo vùng (zone picking). Việc này giúp tối ưu hóa quãng đường di chuyển của nhân viên và tăng tốc độ lấy hàng trong kho.

Đóng gói hàng hoá cẩn thận, chắc chắn

Bước 3: Đóng gói (packing)

Quy trình đóng gói hàng hóa chuyên nghiệp giúp bảo vệ sản phẩm. Đồng thời còn thể hiện sự chuyên nghiệp của thương hiệu.

• Tiêu chuẩn đóng gói: Đảm bảo sản phẩm được đóng gói chắc chắn, sử dụng vật liệu phù hợp và tuân thủ tiêu chuẩn đóng gói. Nhằm để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Kiểm tra và dán nhãn: Sau khi đóng gói, dán nhãn vận chuyển lên thùng hàng. Bao gồm thông tin người nhận, địa chỉ và mã đơn hàng.

Bước 4: Vận chuyển và bàn giao

• Chuẩn bị chứng từ: Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết như phiếu xuất kho, hóa đơn.
• Bàn giao: Bàn giao cho đơn vị vận chuyển theo lịch trình. Đồng thời lưu giữ lại biên bản giao nhận để đối soát sau này.

Vận chuyển và bàn giao hàng hoá an toàn

Chứng từ và tài liệu trong quy trình xuất nhập kho

Việc lưu trữ chứng từ đầy đủ, rõ ràng là yêu cầu bắt buộc. Điều này giúp quản lý quy trình xuất nhập kho chặt chẽ, hiệu quả hơn.

• Phiếu nhập/xuất kho: Chứng từ nội bộ quan trọng, số lượng hàng nhập/xuất kho.
• Hóa đơn VAT/Hóa đơn bán hàng: Dùng để đối chiếu và hạch toán kế toán.
• Biên bản giao nhận: Chứng từ xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa các bên.

Thách thức phổ biến và giải pháp khắc phục

• Thách thức 1: Sai sót trong nhập liệu.

Doanh nghiệp thường gặp lỗi khi nhập liệu thủ công. Điều này dẫn đến sai lệch số liệu tồn kho. Khiến cho quy trình xuất nhập kho trở nên kém hiệu quả. 

Giải pháp: Áp dụng checklist kiểm tra chéo. Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của việc nhập liệu chính xác.

• Thách thức 2: Tốn thời gian tìm kiếm hàng hóa

Kho không được sắp xếp khoa học khiến nhân viên mất thời gian tìm kiếm.

Giải pháp: Xây dựng sơ đồ kho, đánh số kệ hàng và áp dụng nguyên tắc sắp xếp FEFO/FIFO.

Cần có giải pháp xử lý những vấn đề thách thức với quy trình xuất nhập kho

Tối ưu hóa quy trình bằng công nghệ

Sự phát triển của công nghệ đã thay đổi cách quản lý kho bãi.

• Phần mềm quản lý kho (WMS): Các phần mềm hay hệ thống WMS giúp tự động hóa. Từ khâu nhập liệu, quản lý tồn kho, đến việc tạo đơn hàng và báo cáo. Sử dụng mã vạch và máy quét giúp quy trình xuất nhập kho nhanh chóng, chính xác hơn.
• Lựa chọn phù hợp: Doanh nghiệp mới có thể bắt đầu với các giải pháp đơn giản, phù hợp ngân sách. Ví dụ hư phần mềm quản lý kho dựa trên nền tảng đám mây.

Lời kết

Thiết lập quy trình xuất nhập kho chuẩn mực là hành trình dài. Tuy nhiên, bạn chỉ cần bắt đầu từ những bước cơ bản, tạo dựng nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp. Một quy trình rõ ràng giúp đội ngũ làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí và xây dựng lòng tin vững chắc nơi khách hàng. 

Nếu bạn gặp khó khăn, hãy chia sẻ vấn đề để chúng tôi hỗ trợ. ASAMA tự hào đồng hành cùng doanh nghiệp, mang đến giải pháp thương hiệu ưu việt nhất!

“Nón Bảo Hiểm Thương Hiệu – Lan Tỏa Thương Hiệu Trên Mọi Cung Đường”

Từ một chiếc nón – xây cả thương hiệu!

Thông tin liên hệ: 

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI ASAMA VN

Đ/c: 4/11A, Ấp 4, Xã Xuân Thới Sơn, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0782.088.333 |  Email: info@asamahelmet.vn